Aktindsigt

Anmodning om aktindsigt
Der er ingen krav til, hvordan du skal anmode om aktindsigt. Det kan ske via brev, fax, e-mail, telefon eller ved personlig henvendelse. Hent kontaktoplysninger i højre side.

Det er ikke et krav, at du skal begrunde dit ønske om aktindsigt, og det er heller ikke nødvendigt at kende journalnummeret eller betegnelsen for den sag, som du ønsker aktindsigt i. Kommunes personale vil gerne vejlede, men det er dog nødvendigt, at du kan beskrive sagen eller dokumentets eksistens.

Offentlighedsloven giver ikke ret til indsigt i sager, som ikke nærmere kan identificeres.

Aktindsigt skal kun gives i eksisterende materiale i sagen, og kommunen er således ikke forpligtet til at udarbejde nyt materiale, analyser, statistikker m.m.

Besvarelse af anmodning om aktindsigt
Kommunen skal imødekomme anmodning om aktindsigt så hurtigt som muligt. Hvis kommunen ikke inden 10 dage efter modtagelsen af anmodningen har givet eller afslået aktindsigt, skal du underrettes om årsagen til, at afgørelsen endnu ikke er truffet, og om hvornår du kan forvente at få den endelige afgørelse.

Du har altid krav på at få en begrundelse, hvis kommunen ikke fuldt ud imødekommer din anmodning om aktindsigt.

Som regel vil du få aktindsigt i form af kopi af sagens dokumenter. Hvis der er tale om et betydeligt antal dokumenter, eller hvis disse pga. deres form er svære at kopiere, kan kommunen dog bestemme, at aktindsigten skal gennemføres ved, at du får lejlighed til at gennemse akterne.

Undtagelser
De vigtigste undtagelser er:

• Straffesager og sager om ansættelse og forfremmelse i det offentlige
• Personalesager. Her kan du kun få oplysninger om den ansattes navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser
• For ansatte i chefstillinger må oplysninger om disciplinære sager, som er mindre end to år gamle, udleveres
• Dokumenter, som kommunen udarbejder til eget brug
• Breve inden for kommunen og forvaltningerne
• Breve mellem kommunalbestyrelsen og dens udvalg, organer og forvaltninger

Borgeren har dog i nogle tilfælde krav på aktindsigt i interne dokumenter. Det drejer sig fx om interne dokumenter, som kun indeholder kommunens endelige beslutning i sagen eller kun indeholder oplysninger, der er omfattet af notatpligt.

Selv om der er tale om interne dokumenter, har du krav på at få aktindsigt i oplysninger om faktiske omstændigheder i sagen, der ikke fremgår af andre dokumenter end de interne. Kommunen skal uddrage disse oplysninger ud fra de pågældende interne dokumenter.

Andre specielle dokumenter kan være undtaget fra aktindsigt, fx kommunens brevveksling med en advokat i forbindelse med retssager.

Fortrolige oplysninger
Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger om fortrolige forhold som fx:

• Oplysninger om enkeltpersoners private eller økonomiske forhold
• Oplysninger om private virksomheders drifts- eller forretningsforhold eller tekniske indretninger

Andre undtagelser
Væsentlige hensyn til det offentliges, herunder kommunens, interesser kan efter en konkret vurdering bevirke, at aktindsigt kan begrænses. Det gælder fx:

• Hensynet til gennemførelse af kommunes kontrol- eller planlægningsopgaver
• Hensynet til kommunens forretningsvirksomhed og økonomiske interesser

Klagemuligheder
Tilsynet med kommunerne (Statsforvaltningen Syddanmark) fører efter reglerne i den kommunale styrelseslov et lovlighedstilsyn med Haderslev Kommune. Tilsynet med kommunerne er dog kun kompetent til at behandle en klage, når der ikke er nogen særskilt klageinstans. Der vil normalt være en særskilt klageinstans, som er kompetent til at behandle sager om aktindsigt.
 
Folketingets Ombudsmand udøver kontrol med den offentlige forvaltning og påser bl.a., at Haderslev Kommune handler lovligt og i overensstemmelse med god forvaltningsskik.
 
Folketingets Ombudsmand er ikke en egentlig klageinstans, men kan på eget initiativ eller på grundlag af en klage vælge at undersøge en sag nærmere.

Parters aktindsigt, indsigt i egen sag
Den, der er part i en sag, har ret til aktindsigt efter reglerne i forvaltningsloven. Forvaltningslovens regler om aktindsigt giver parten en større (men dog ikke ubegrænset) adgang til aktindsigt - end reglerne i offentlighedsloven. Sagsbehandleren kan oplyse parten herom.