I marts 2023 har Kultur og Fritid indgået en kommunal samarbejdsaftale med rådgivningsformaet SJ-Hjælp.
SJ-Hjælp har siden 2016 arbejdet professionelt med at undervise og rådgive foreninger og selvejende institutioner i Conventus. Ved at indgå en aftale med SJ-Hjælp har vi mulighed for at udbyde målrettede kurser til vores foreninger. Kurserne er opdelt i moduler om henvender sig til forskelige målgrupper i foreningsarbejdet.
Kurserne afholdes i i rul, to gange årligt i henholdsvis foråret og efteråret.
Læs mere om de enkelte kursus moduler, samt dato for kurset nedenfor.
Conventus kurser 2023
Webinar - Introduktion til Conventus
Dato
Mandag den 28. august 2023 kl. 17.00-18.00
Dette kursus foregår online, og afvikles som et webinar.
Hvad gennemgår vi?
Modul 0 – Hvad kan Conventus er en kort helikopterflyvning over de forskellige udfordringer, som Conventus kan være med til at løse.
Kurset tager udgangspunkt i forskellige eksempler ”fra den virkelige verden”, og hvordan systemets teknik kan bruges.
I får et samlet overblik over Conventus og hvordan det sættes i spil til løsning af forskellige opgaver:
- GDPR sikrede kontaktoplysninger på frivillige og medlemmer
- Hjemmesidens rolle i forhold til Conventus
- Online tilmeldinger med kortbetaling
- Et regnskabsprogram med automatisk bogføring af kontingentindtægter
- Administrationsopgaver – dokumentopbevaring, kalenderstyring mm
- Events, frivillige og vagtplaner
Vi slutter modul 0 med forskellige spørgsmål, vi anbefaler, I tager stilling til inden I fortsætter med næste modul.
Efter dette kursus kan I
- Diskutere i ledelsen hvad Conventus tilbyder
- Tage stilling til, hvilke dele af systemet, som er relevante for jer
- Planlægge hvilke dele af systemet, I vil fokusere på kort- og langsigtet
De tekniske dele af Conventus vi introducerer på modulet
- Adressebogen
- Conventus og hjemmesiden
- Finans
- Arkiv
- Filer
- Kalender
- Booking
Det praktiske
Tilmelding forgår på SJ-Hjælps hjemmeside eller ved at klikke her.
Kurset foregår online. Du vil modtage et link på mail.
Spørgsmål i forbindelse med kurserne
Kontakt venligst kursusinstruktørerne SJ-Hjælp, hvis I har spørgsmål.
De kan kontaktes på mail eller telefon: kursus@sjhjaelp.dk / 7060 2686
Organisering af foreningen i Conventus
Hvad gennemgår vi?
Modul 1 – organisering giver et indblik i, hvordan titler, roller, brugere og rettigheder kan sættes op i Conventus, så den enkelte bruger får adgang til netop de funktioner, der passer til brugerens behov.
Vi tager udgangspunkt i forskellige eksempler ”fra den virkelige verden” i forhold til at vise jer, hvordan I kan få Conventus til at afspejle jeres måde at organisere foreningen på:
- Forslag hvordan en arbejdsdeling kunne se ud
- Funktionspostkasser
- Titler i foreningen
- Fritidsportaler hos kommuner mm
- Rettigheder
- Brugere
Vi slutter modulet forskellige spørgsmål, vi anbefaler, I tager stilling inden næste modul.
Efter dette kursus kan I
- Beslutte et brugerhieraki i overensstemmelse med GDPR
- Tage stilling til fordele og ulemper i forhold til hvor detaljerede rettigheder skal være
- Vidensdele – ved at ”det aktuelle relevante data” er tilgængeligt
- Konfigurere titler, rettigheder og brugere
- Uddelegere ansvaret for vedligeholdelse af medlemslister
- Lave en vedligeholdelsesplan
Hvilke tekniske dele af Conventus vi gennemgår på modulet
- Administration
- Organisation
- Adressebog, titler
- Brugere
- Rettigheder
- Profiler
Det praktiske
Kurset afvikles i Haderslev Idrætscenter, Stadionvej 5, 6100 Haderslev - vi vil være tilstede ved jeres ankomst, og henvise her til det rette lokale.
Undervisningen afvikles forud for modul 2 - Tilmeldingsformer.
Tilmelding forgår på SJ-Hjælps hjemmeside eller ved at klikke her.
Spørgsmål i forbindelse med kurserne
Kontakt venligst kursusinstruktørerne SJ-Hjælp, hvis I har spørgsmål.
De kan kontaktes på mail eller telefon: kursus@sjhjaelp.dk / 7060 2686
Hvad gennemgår vi?
Modul 2 – Tilmeldingsformer giver et overblik over, hvilke kanaler medlemmerne kan bruge til tilmelding og kontingentbetaling samt deres fordele og ulemper.
Vi tager udgangspunkt i forskellige eksempler fra den virkelige verden i forhold til at præsentere tilmeldingsformerne, så vi gennemgår eksempler, I kan spejle jer i:
- De 3 forskellige kontingentopkrævninger
- E-mailopkrævning
- Holdtilmelding
- Abonnement
- Aktivitet- eller arrangementstilmelding
- Engangsbetaling med ekstra svarmuligheder – f.eks.
- stævnetilmelding med bestilling af t-shirt
- Billetsalg til arrangementer med og uden pris – f.eks.
- fællesspisning, opvisning, juleafslutning mm.
- Holdtræning med pladsbooking fra gang til gang – f.eks.
- indoor cycling med maks. 16 cykler
- prøvetræninger
- Engangsbetaling med ekstra svarmuligheder – f.eks.
Vi slutter modulet forskellige spørgsmål, vi anbefaler, I tager stilling inden næste modul.
Efter dette kursus kan I
- Tage stilling til, hvilken kontingentopkrævning, der er den rigtige for jer
- Beslutte om, I har andre tilmeldingsformer, I med fordel kan bruge Conventus til
- Uddelegere ansvaret for forskellige tilmeldinger / kontrol af tilmeldinger, når det centraliseres i Conventus
- Tage stilling til, hvad der er vigtigst at komme i gang med på kort og lang sigt
Hvilke tekniske dele af Conventus vi gennemgår på modulet
Adressebogen
- Conventus og hjemmesiden
- Finans
- Kontingent / Hold
- abonnement
- Booking
Det praktiske
Kurset afvikles i Haderslev Idrætscenter, Stadionvej 5, 6100 Haderslev - vi vil være tilstede ved jeres ankomst, og henvise her til det rette lokale.
Undervisningen afvikles i forlængelse af modul 1 - Organisering.
Tilmelding forgår på SJ-Hjælps hjemmeside eller ved at klikke her.
Spørgsmål i forbindelse med kurserne
Kontakt venligst kursusinstruktørerne SJ-Hjælp, hvis I har spørgsmål.
De kan kontaktes på mail eller telefon: kursus@sjhjaelp.dk / 7060 2686
Økonomi og regnskab i Conventus
Hvad gennemgår vi?
Modul 3 – økonomi giver et indblik i, hvordan opsætningen af finansmodulet i Conventus skal være for at dagligdagens regnskab fungerer korrekt.
Vi tager udgangspunkt i forskellige eksempler ”fra den virkelige verden” i forhold til at vise jer, hvordan I kan bruge Conventus til styring af økonomien:
- Afdelinger og moms
- Kontoplan
- Regnskaber og regnskabsår
- Bilag
- Kontingentindtægter og automatisk bogføring
- Varekartotek
- Fakturaer og opkrævninger
- Tekster
- Betalingsfrister
Vi slutter modulet med forskellige spørgsmål, vi anbefaler, I tager stilling inden næste modul.
Efter dette kursus kan I
- Beslutte om I vil bruge Conventus eller et andet økonomisystem
- Tage stilling til hvilken økonomistyring bestyrelsen ønsker
- Tage stilling til revisorer og bilagskontrollanters rolle
- Uddelegere ansvaret for opfølgning på kontingentbetaling
- Vælge hvordan I vil bruge fakturamodulet i Conventus
- Tage stilling til, hvad der er vigtigst at komme i gang med på kort og lang sigt
Hvilke tekniske dele af Conventus vi gennemgår på modulet
- Organisation
- Generelt
- Finans – Administration
- Kontoplan og faste konti
- Afstemningskonti
- Kontingent, hold og abonnement
- Finans – Handel
- Fakturering
- Varekartotek
- Indstillinger
Det praktiske
Kurset afvikles i Haderslev Idrætscenter, Stadionvej 5, 6100 Haderslev - vi vil være tilstede ved jeres ankomst, og henvise her til det rette lokale.
Undervisningen afvikles forud for modul 4 - Administration, som afvikles samme aften.
Tilmelding forgår på SJ-Hjælps hjemmeside eller ved at klikke her.
Spørgsmål i forbindelse med kurserne
Kontakt venligst kursusinstruktørerne SJ-Hjælp, hvis I har spørgsmål.
De kan kontaktes på mail eller telefon: kursus@sjhjaelp.dk / 7060 2686
Hvad gennemgår vi?
Modul 4 – administration giver et indblik i, hvordan Conventus kan anvendes til at lette de administrative opgaver omkring bestyrelse og udvalg.
Vi tager udgangspunkt i forskellige eksempler ”fra den virkelige verden” i forhold til at vise jer, hvordan I kan bruge Conventus til dokumentopbevaring, kalenderstyring og kommunikation:
- Filarkiv og mappestruktur
- Online drev – Google, Dropbox, Onedrive ..
- Fordele og ulemper
- Kalender / årshjul
- Møder
- Aktiviteter
- Kommunikation
- Fordele og ulemper ved funktionspostkasser
- Medlemmer
- Frivilliggrupper
Vi slutter modulet forskellige spørgsmål, vi anbefaler, I tager stilling inden næste modul.
Efter dette kursus kan I
- Beslutte om I skal bruge Conventus bredere end kun til medlemsadministration og regnskab
- Tage stilling til fordele og ulemper i forhold til online drevløsninger eller Conventus
- Bruge Conventus til kalenderstyring og mødedokumenter
- Uddelegere ansvaret mødeindkaldelse og vedligeholdelse af dokumentopbevaring
- Vælge hvordan I vil bruge kommunikationsmodulet i Conventus
- Tage stilling til, hvad der er vigtigst at komme i gang med på kort og lang sigt
Hvilke tekniske dele af Conventus vi gennemgår på modulet
- Arkiv
- Filer
- Møder
- Kalender
- Møder
- Aktiviteter
- Kommunikation
Det praktiske
Kurset afvikles i Haderslev Idrætscenter, Stadionvej 5, 6100 Haderslev - vi vil være tilstede ved jeres ankomst, og henvise her til det rette lokale.
Undervisningen afvikles i forlængelse af modul 3 - Økonomi, som afvikles samme aften.
Tilmelding forgår på SJ-Hjælps hjemmeside eller ved at klikke her.
Spørgsmål i forbindelse med kurserne
Kontakt venligst kursusinstruktørerne SJ-Hjælp, hvis I har spørgsmål.
De kan kontaktes på mail eller telefon: kursus@sjhjaelp.dk / 7060 2686
Administration og opkrævning af medlemskontingent
Hvad gennemgår vi?
Modul 5 – medlemskartotek giver et samlet overblik over opbygningen af medlemskartoteket i Conventus, og hvorfor det er rygraden i brugen af systemet.
Vi tager udgangspunkt i forskellige eksempler ”fra den virkelige verden” i forhold til at præsentere opbygningen og anvendelsen af medlemskartoteket.
Derudover introduceres sammenhængene til systemets medlemsoptælling, indberetning til kommunen samt det centrale foreningsregister (CFR).
Vi gennemgår:
- Afdelinger og grupper i adressebogen
- Kontakttyper og forskellen på typerne
- Online eller manuel kontaktoprettelse
- Grupper og indstillinger for aktive deltagere / udøvere
- Grupper for de frivillige
- Medlemsoptælling i Conventus
- CFR (DGI / DIF)
- Kommunens skabelon
- Egen skabelon
Vi slutter modulet forskellige spørgsmål, vi anbefaler, I tager stilling inden næste modul.
Efter dette kursus kan I
- Tage stilling til, hvilken opbygning, I ønsker for jeres medlemskartotek
- Beslutte hvilke afdelinger og grupper, I skal oprette
- Vælge om kontakter selv skal oprette sig online eller I manuelt vil gøre det for dem
- Bruge Conventus til korrekt medlemsoptælling, indberetning og dokumentation
- Uddelegere ansvaret om oprettelse af grupper og kontrol af deltagere på dem
- Tage stilling til, hvad der er vigtigst at komme i gang med på kort og lang sigt
Hvilke tekniske dele af Conventus vi gennemgår på modulet
- Adressebogen
- Afdelinger
- Gruppeoprettelse og indstillinger
- Gruppetype: Hold
- Gruppetype: Udvalg
- Kontakter
- Person
- Medlem
- Virksomhed
- Adressebog – statistik
- CFR
- Conventus kommunes skabelon
- Egen skabelon
Det praktiske
Kurset afvikles i Haderslev Idrætscenter, Stadionvej 5, 6100 Haderslev - vi vil være tilstede ved jeres ankomst, og henvise her til det rette lokale.
Undervisningen afvikles forud for modul 6 - Regnskab og dagligdagen, som afvikles samme aften.
Tilmelding forgår på SJ-Hjælps hjemmeside eller ved at klikke her.
Spørgsmål i forbindelse med kurserne
Kontakt venligst kursusinstruktørerne SJ-Hjælp, hvis I har spørgsmål.
De kan kontaktes på mail eller telefon: kursus@sjhjaelp.dk / 7060 2686
Modul 6 – økonomi giver et indblik i, hvordan dagligdagen i finansmodulet kan tilrettelægges.
Vi tager udgangspunkt i forskellige eksempler ”fra den virkelige verden” i forhold til at vise jer, hvordan I kan bruge Conventus opkrævning af betalinger, opfølgning på skyldnere samt bogføringen kan tilrettelægges:
- Kontingentbetaling – afhængigt af jeres tidligere beslutninger
- Udenlandske betalingskort
- Fakturering og varekartotek
- Opkrævninger
- Opfølgningslister
- Bogføring
- Årsafslutning
Efter dette kursus kan I
- Bogføre
- Lave bankafstemning
- Fakturere og kreditere
- Følge op på skyldnere og det I skylder væk
- Lave årsregnskab
- Starte et nyt regnskabsår
- Tage stilling hvad der er vigtigst at komme i gang med på kort og lang sigt
Hvilke tekniske dele af Conventus vi gennemgår på modulet
- Finans
- Kassekladder
- Regnskab
- Bogføringsjournal
- Finans – Medlemmer
- Oversigter
- Betalingskort
- Finans – Handel
- Fakturaer
- Kreditnotaer
Det praktiske
Kurset afvikles i Haderslev Idrætscenter, Stadionvej 5, 6100 Haderslev - vi vil være tilstede ved jeres ankomst, og henvise her til det rette lokale.
Undervisningen afvikles i forlængelse af modul 5 - Medlemskartotek som afvikles samme aften.
Tilmelding forgår på SJ-Hjælps hjemmeside eller ved at klikke her.
Spørgsmål i forbindelse med kurserne
Kontakt venligst kursusinstruktørerne SJ-Hjælp, hvis I har spørgsmål.
De kan kontaktes på mail eller telefon: kursus@sjhjaelp.dk / 7060 2686
Spørgsmål og svar
Hvem er SJ-Hjælp?
Underviserne er firmaet SJ-Hjælp.
De underviste på Conventuskurserne i Haderslev kommune i første halvår 2023.
SJ-Hjælp står for Sebastian og Julie – Hjælp.
De er en selvstændig konsulentvirksomhed, som, siden 2016, har hjulpet foreninger og haller til en nemmere hverdag med fokus på digitalisering af organisationens administrative arbejde.
De har siden 2017 afholdt Conventuskurser kommunalt og nationalt – både fysisk og online.
Conventus og DGI har lavet et samarbejde med SJ-Hjælp om udvikling og afholdelse af Conventuskurser på landsplan.
De har arbejdet i Conventus som frivillige siden 2013 og professionelt siden 2016 og har siden da rådgivet over 350 foreninger, haller og kommuner i Conventus universet og dets mange muligheder.
Kan vi få hjælp efter kurset er afsluttet?
Vores erfaring er, at mange af jer søger kurser, for at få konkrete løsningsforslag, som rammer netop jeres behov og udfordringer.
For at kunne imødekomme det ønske bedst muligt, tilbydes I op til 30 minutters kursusopfølgning pr. forening.
Tilbuddet gælder én opfølgning pr. forening.
Det udløber 14 dage efter modul 4 er afviklet.
Hvor kan jeg finde informationerne fra kurset?
Efter kurset er afviklet vil du modtage en mail med siderne fra kursets oplæg.