Kultur- og Fritidsudvalget

§ 1

Udvalget vælger selv sin formand og næstformand.

§ 2

Udvalget udøver sin virksomhed i møder, der ikke er offentlige. Ordinære møder afholdes i henhold til mødekalenderen, som vedtages af udvalget for et år ad gangen. Udvalget beslutter enstemmigt, om møderne holdes fysisk eller digitalt.

Stk. 2. Ekstraordinært møde kan afholdes, når formanden finder det nødvendigt, eller når det forlanges af 2 medlemmer ved skriftlig anmodning til formanden og med kopi til udvalgssekretæren. Den skriftlige anmodning skal indeholde en angivelse af mødets tema, ligesom ønske om bestemt dato eller frist skal angives. Uanset fremsat ønske om dato træffer formanden bestemmelse om tid og sted for mødets afvikling, medmindre udvalget ved flertalsafgørelse har truffet beslutning herom.

§ 3

Er et medlem forhindret i at deltage i et udvalgsmøde, meddeles dette formanden eller sekretariatet inden mødets afholdelse.

Stk. 2. Udvalget kan herudover tillade personer, der er ansat i kommunens tjeneste, at overvære møderne med henblik på varetagelse af sekretariatsforretninger, herunder med henblik på en sags oplysning.

Stk. 3. Udvalget kan tilkalde andre personer til at overvære forhandlingerne i udvalget, når det er ønskeligt af hensyn til en sags oplysning.

§ 4

Formanden er ansvarlig for forberedelse, indkaldelse og ledelse af udvalgets møder.

Stk. 2 Indkaldelse til ordinære møder sker ved fremsendelse af dagsorden til medlemmerne senest 4 hverdage (lørdag inkl.) forud for mødet vedlagt det fornødne materiale til sagens belysning. Udsendelsen sker alene i elektronisk form.

§ 5

Ethvert af udvalgets medlemmer kan forlange en sag behandlet på et møde. Skriftlig anmodning skal være indgivet til udvalgets sekretariat senest 8 dage forud for mødet.

§ 6

Når en sag er optaget på dagsordenen, skal det fornødne materiale til sagens belysning være tilgængeligt for udvalgets medlemmer.

§ 7

Udvalget er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Alle beslutninger træffes ved stemmeflertal.

§ 8

Ethvert medlem af et udvalg, kan standse udførelsen af en beslutning, der er truffet af udvalget, ved på mødet til beslutningsprotokollen at erklære, at medlemmet ønsker sagen indbragt til afgørelse af kommunalbestyrelsen. Dette gælder dog ikke afgørelser, der ved lovgivningen er henlagt til udvalget, eksempelvis sager om hjælp til enkeltpersoner som omtalt i socialretssikkerhedslovens § 17, stk. 1.

§ 9

Over udvalgets møder føres en protokol, hvori den til mødet udsendte dagsorden samt de trufne beslutninger indføres. Det påhviler formanden eller mødelederen at drage omsorg for, at beslutningerne indføres i protokollen under overholdelse af de til enhver tid gældende regler for begrundelse af afgørelser.

Stk. 2. I beslutningsprotokollen anføres fraværende medlemmer, samt tidspunktet for mødets begyndelse og mødets afslutning.

Stk. 3. Beslutningsprotokollen skal ved hvert mødes afslutning, efter at det tilførte er oplæst, underskrives elektronisk af samtlige medlemmer, der har deltaget i mødet. Medlemmerne kan ikke under henvisning til deres stemmeafgivning eller andre grunde vægre sig ved at underskrive protokollen.

Stk. 4. Det skal af protokollen fremgå, hvilke sager de enkelte medlemmer har deltaget i forhandling af og afstemning om.

Stk. 5. Der skal af protokollen for den enkelte sag fremgå voteringens udfald, idet antal stemmer for og imod anføres. Mindretallets stemmeafgivere noteres i protokollen.

Stk. 6. Afstemninger om realitetsforslag: hoved-, ændrings- samt underændringsforslag skal protokolleres.

Stk. 7. Afstemninger om formalitetsforslag (dagsordensspørgsmål, inhabilitetsspørgsmål, sagens tilstrækkelige oplysning, forslag om afslutning af forhandling af sagen m.v.) protokolleres.

Stk. 8. Ethvert medlem kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen og kan ved sagens fremsendelse ledsage denne med en begrundelse for sit standpunkt.

§ 10

Senest samtidig med fremsendelse af dagsorden til kommende møde i udvalget fremsendes oversigt over afgørelser for det foregående møde til medlemmerne.

Stk. 2. Dagsorden og beslutningsprotokol gøres tilgængeligt elektronisk for kommunalbestyrelsens medlemmer.

§ 11

Ethvert medlem af udvalget kan for dette indbringe ethvert spørgsmål om formandens virksomhed, og formanden skal meddele udvalget de oplysninger, dette forlanger. Formanden er i enhver henseende undergivet udvalgets beslutning.

§ 12

Dagsordenen for udvalgets møder og udvalgets indstillinger til kommunalbestyrelsen offentliggøres.

§ 13

Når udvalget repræsenteres af flere personer udadtil, sker det efter gruppernes forholdsvise størrelse.

§ 14

Et udvalgsmedlem, der er inhabil i forhold til en sag, må ikke træffe afgørelse, deltage i afgørelsen eller i øvrigt medvirke ved behandlingen af den pågældende sag, eller være til stede i mødelokalet under sagens forhandling og afstemning, jf. i øvrigt forvaltningslovens og særlovgivningens bestemmelser herom.

Stk. 2. Den, der er bekendt med, at der for den pågældendes vedkommende foreligger forhold, som begrunder inhabilitet i forhold til en bestemt sag, skal snarest og inden sagens behandling meddele formanden dette.

§ 15

Ethvert medlem af udvalget har tavshedspligt, jf. straffelovens § 152 og §§ 152c – 152f, når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser.

Stk. 2 Ethvert medlem har tavshedspligt med hensyn til andre medlemmers udtalelser under forhandlinger i udvalget.

§ 16

Ethvert medlem er forpligtet til foreløbig at rette sig efter formandens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser, men spørgsmålet kan indbringes for udvalget i dettes næste møde.

§ 17

Forretningsordenen kan ændres på et udvalgsmøde, hvis der er flertal herfor. Ændringer skal ske i overensstemmelse med styrelsesloven eller regler udstedt i medfør heraf.

§ 18

Denne forretningsorden træder i kraft 1. januar 2022.