Om Conventus

Alle godkendte folkeoplysende forening i Haderslev Kommune skal benytte Conventus. 

Det er gratis for foreninger i Haderslev Kommune at bruge Conventus. Får I som forening brug for at tilkøbe ekstra moduler, skal jeres forening selv afholde udgifterne til disse. 

Jeres forening er forpligtede til at bruge Conventus til følgende opgaver:

• al indrapportering til Haderslev Kommune
• booking af lokaler
• ansøge om tilskud og puljer
• aflægge regnskab
• afregning af uddannelses- og ledertilskud
• Lønindberetning for aftenskoler
• Anmodning om udbetaling til debatskabende aktiviteter (for aftenskoler)

Udover de opgaver, som Conventus skal bruges til, findes der også en række opgaver, som I med fordel kan bruge det til. Conventus kan fx bruges til at:

• Holde styr på finanserne med et økonomisystem
• Lave online tilmelding og betaling til jeres arrangementer og hold*
• Kommunikere led med medlemmerne via sms eller mails*
• Udarbejde årshjul i fælles kalender
• Dele og gemme filer i filarkiv
• Booke lokaler hos kommunen

Oprette og sælge billetter til arrangementer
Søge om diverse tilskud hos kommunen

*Mod ekstra gebyr

Er du og din forening i tvivl om; hvordan I opretter jer i Conventus eller ændrer jeres stamdata? Måske kan nedenstående vejledninger til Conventus hjælpe jer på vej:

• Vejledning: Sådan opretter du din forening i Conventus (PDF)
• Vejledning: Sådan redigerer du stamdata i Conventus (PDF)
• Vejledning: Sådan redigerer du en kontaktperson i Conventus (PDF)

Hjalp vejledningerne dig ikke?

Hvis vejledningerne til Conventus ikke gav dig svar på dine spørgsmål eller løste dit problem, er du velkommen til at kontakte Kultur og Fritid på tlf. 74 34 34 34 eller ved at sende en mail til: kulturfritid@haderslev.dk

Du tilmelder dig kurset direkte ved SJ-Hjælp.

Der er plads til 25 deltagere. Det er gratis og vi betaler forplejning

Tilmeld dig kurset her

Onsdag den 3. april kl. 19.00-20.00.

Dette kursus foregår online, og afvikles som et webinar. 

Hvad gennemgår vi?

Modul 0 er et kort helikopteroverblik over Conventus og systemets mange muligheder.

Her får du en let introduktion til følgende funktioner:

• Muligheden for at bringe forskellige niveauer af administratorer i spil
• De tre primære opkrævningsformer i Conventus
• Indhentning af ekstra informationer i forbindelse med tilmelding
• Indhentning af ekstra oplysninger på de frivillige
• Opgavetilmelding for frivillige
• Kort overblik over udgifter i Conventus og online betaling
• Undervejs vil der komme eksempler og inspiration til, hvordan man kan bringe de forskellige funktioner i spil i hverdagen.

Det praktiske:

Kurset foregår online. Du vil modtage et link på mail.

Spørgsmål i forbindelse med kurserne

Kontakt venligst kursus instruktørerne SJ-Hjælp, hvis du har spørgsmål.

De kan kontaktes på mail eller telefon: kursus@sjhjaelp.dk / 7060 2686

Tirsdag den 16. april 2024, kl. 18.00-21.00.

Hvad gennemgår vi?

Modul 1 – Her gennemgås de grundlæggende funktioner i Conventus’ medlemskartotek.

Gennemgangen giver overblik over mulighederne ved anvendelse af basisfunktionerne i forhold til opbevaring af medlemmer – lige meget om man er en stor eller lille forening.

Derudover gennemgås fordelene ved at bruge Conventus til medlemsoptælling og indberetning.

Modul 2 – Her får du et indblik i hvordan Conventus kan anvendes til at lette de administrative opgaver omkring bestyrelse og udvalg.

Der bliver taget udgangspunkt i eksempler ”fra den virkelige verden” i forhold til at vise, hvordan man kan bruge Conventus til dokumentopbevaring, kalenderstyring og kommunikation.

Efter dette kursus kan du:

• Beslutte om I skal bruge Conventus bredere end kun til medlemsadministration og regnskab
• Tage stilling til fordele og ulemper i forhold til online drevløsninger eller Conventus
• Bruge Conventus til kalenderstyring og mødedokumenter
• Uddelegere ansvaret om mødeindkaldelse og vedligeholdelse af dokumentopbevaring
• Vælge hvordan I vil bruge kommunikationsmodulet i Conventus
• Tage stilling til, hvad der er vigtigst at komme i gang med på kort og lang sigt

Det praktiske

Kurset afvikles i et lokale hos Frøs Arena, Stadionparken 7, 6500 Vojens. Vi vil være til stede ved jeres ankomst og henvise til det rette lokale. 

Spørgsmål i forbindelse med kurserne

Kontakt venligst kursusinstruktørerne SJ-Hjælp, hvis du har spørgsmål.

De kan kontaktes på mail eller telefon: kursus@sjhjaelp.dk / 7060 2686

Torsdag den 2. maj 2024, kl. 18.00-21.00.

Hvad gennemgår vi?

Modul 3 – Giver indblik i, hvordan opsætningen af finansmodulet i Conventus skal være for at basisregnskab fungerer korrekt.

Der tages udgangspunkt i forskellige eksempler ”fra den virkelige verden” i forhold til at vise, hvordan man kan bruge Conventus til styring af økonomien.

Modul 4 – Giver et overblik over, hvilke kanaler medlemmerne kan bruge til tilmelding og kontingentbetaling samt deres fordele og ulemper.

Der tages udgangspunkt i forskellige eksempler ”fra den virkelige verden”, i forhold til at præsentere tilmeldingsformerne, så der kommer eksempler man kan spejle sig i.

Efter dette kursus kan du

• Beslutte om I vil bruge Conventus eller et andet økonomisystem
• Tage stilling til hvilken økonomistyring bestyrelsen ønsker
• Tage stilling til revisorer og bilagskontrollanters rolle
• Tage stilling til, hvad der er vigtigst at komme i gang med på kort og lang sigt
• Tage stilling til, hvilken kontingentopkrævning der er den rigtige for jer
• Beslutte om I har andre tilmeldingsformer, som I med fordel kan bruge Conventus til
• Uddelegere ansvaret for forskellige tilmeldinger/kontrol af tilmeldinger, når det centraliseres i Conventus
• Tage stilling til, hvad der er vigtigst at komme i gang med på kort og lang sigt

Det praktiske

Kurset afvikles i et lokale hos Frøs Arena, stadionparken 7, 6500 Vojens. Vi vil være til stede ved jeres ankomst og henvise til det rette lokale. 

Spørgsmål i forbindelse med kurserne

Kontakt venligst kursusinstruktørerne SJ-Hjælp, hvis I har spørgsmål.

De kan kontaktes på mail eller telefon: kursus@sjhjaelp.dk / 7060 2686

Torsdag den 23. maj 2024, kl. 18.00-21.00.

Hvad gennemgår vi?

Modul 5 – Giver et indblik i hvordan titler, roller, brugere og rettigheder kan sættes op i Conventus, så den enkelte bruger får adgang til netop de funktioner, der passer til brugerens behov.

Der tages udgangspunkt i eksempler ”fra den virkelige verden” i forhold til at vise dig, hvordan du kan få Conventus til at afspejle jeres måde at organisere foreningen på.

Modul 6 – Giver et indblik i, hvordan de udvidede indstillinger omkring kontingentbetaling og fakturering bringes i spil, og hvad det betyder for dagligdagens arbejdsgange.

Der tages udgangspunkt i eksempler ”fra den virkelige verden” i forhold til at vise dig, hvordan du kan bruge Conventus opkrævninger af betalinger, opfølgning af skyldnere samt bogføring kan tilrettelægges

Efter dette kursus kan du

• Beslutte et brugerhieraki i overensstemmelse med GDPR
• Tage stilling til fordele og ulemper i forhold til hvor detaljerede rettigheder skal være
• Vidensdeling – ved at ”det aktuelle relevante data” er tilgængeligt
• Konfigurere titler, rettigheder og brugere
• Uddelegere ansvaret for vedligeholdelse af medlemslister
• Lave en vedligeholdelsesplan
• Bogføre
• Lave bankafstemning
• Fakturere og kreditere
• Følge op på skyldnere og det I skylder væk
• Lave årsregnskab
• Starte et nyt regnskabsår
• Tage stilling til hvad der er vigtigst at komme i gang med på kort og lang sigt
• Uddelegere ansvaret for opfølgning på kontingentbetaling
• Tage stilling til hvilken økonomistyring bestyrelsen ønsker
• Vælge hvordan du vil bruge fakturamodulet i Conventus

Det praktiske

Kurset afvikles i et lokale hos Frøs Arena, stadionparken 7, 6500 Vojens. Vi vil være til stede ved jeres ankomst og henvise til det rette lokale. 

https://www.sjhjaelp.dk/haderslev-kommune-kurser/

Spørgsmål i forbindelse med kurserne

Kontakt venligst kursusinstruktørerne SJ-Hjælp, hvis du har spørgsmål.

De kan kontaktes på mail eller telefon: kursus@sjhjaelp.dk / 7060 2686